La signature électronique concerne aussi bien les particuliers que les professionnels. Les prestataires spécialisés dans ce domaine proposent de nos jours des solutions sur mesure pouvant s’adapter à tous les besoins et à tous les budgets. Les procédures à suivre sont d’ailleurs très simples. Quelles sont les étapes pour ajouter une signature pdf ?
Pourquoi adopter la signature électronique ?
La signature pdf permet de réduire les charges générales de l’entreprise. En effet, l’envoi d’un document en papier requiert un coût non négligeable : coût d’impression, frais de déplacement, coût de La Poste, coût d’archivage… Grâce aux échanges à distance, les dépenses sont optimisées. Les impacts sur l’environnement seront également réduits.
La dématérialisation du processus accélère aussi le cycle de vente. Le délai et les modalités de traitement des commandes sont optimisés permettant ainsi de gagner un temps précieux. De plus, aucun déplacement n’est nécessaire. Tous les signataires peuvent signer au même moment le document. Les démarches contractuelles sont donc plus rapides.
Le processus de signature est aussi plus sécurisé puisque le contenu du document ne peut plus être modifié. Valable dans toute l’Europe, il aura d’ailleurs une valeur juridique irréfutable. En utilisant la signature électronique, les professionnels renvoient également une image moderne à leurs partenaires d’affaires. En tout cas, les démarches à suivre sont simples et rapides. Cela ne prend normalement que quelques minutes. Pour plus d’informations, rendez-vous sur universign.com.
Pourquoi choisir un format PDF ?
Les documents PDF sont à privilégier si vous souhaitez conserver la mise en page d’un document sur différents systèmes d’exploitation. Ainsi, peu importe le type d’appareil utilisé par le destinataire, les fichiers gardent leurs formats d’origine : images, police de caractères…
Par ailleurs, les fichiers PDF sont difficiles à modifier. Cela apporte alors une sécurité supplémentaire au document. En ajoutant une signature électronique sur un acte en PDF, vous donnez une valeur juridique aux documents contractuels et administratifs. Si les procédures respectent les règlements en vigueur, les fichiers seront valables partout en Europe.
Selon le niveau de sécurité recherché, vous avez le choix entre trois types de signature électronique pdf. La signature électronique simple est la plus facile à produire. C’est aussi la moins sécurisée. La signature avancée demande des moyens d’identification plus exigeants comme la création d’un certificat. L’authentification via un code SMS est par exemple indispensable, ce qui permet de garantir l’intégrité du document. La signature avancée avec certificat qualifié est la plus fiable. Toutefois, le processus de création est long et coûteux.
Comment signer un document PDF ?
Sur des sites spécialisés, il est possible de signer un document pdf en toute simplicité. Il faut néanmoins choisir un Prestataire de Services de Confiance ou PSC qualifié selon le règlement européen eIDAS. En effet, il est essentiel de choisir une solution permettant d’authentifier les signataires, d’horodater les documents et de garantir leur intégrité.
Pour signer un document PDF, vous pouvez le faire en face à face, à distance ou en ligne. Il peut s’agir de contrats de travail, notes de frais, bons de commande, acte de vente, promesse de vente, factures et bien d’autres encore. Plusieurs solutions sont d’ailleurs envisageables.
Si vous êtes face à vos interlocuteurs, vous pouvez leur faire signer un document via un téléphone mobile, une tablette ou un ordinateur. Pour les professionnels en situation de mobilité par exemple, c’est la meilleure alternative pour offrir à ses partenaires une expérience intuitive et personnalisée.
Si vous avez un site internet, vous pouvez dématérialiser les parcours de vente et la souscription en ligne en intégrant à votre page la signature électronique. C’est d’ailleurs une solution de plus en plus courante de nos jours. Cette procédure permet d’améliorer l’expérience client et d’augmenter le taux de conversion.
Si vous avez besoin de la signature d’un ou plusieurs intervenants, la signature électronique à distance peut être la meilleure option. Dans ce cas, vous expédiez les documents PDF à leurs adresses e-mail, peu importe où ils se trouvent. Les actes seront ensuite renvoyés par courriel à votre adresse mail.
Par quels moyens ajouter une signature électronique à un document PDF ?
Sur le portail du prestataire ou à l’aide d’un logiciel dédié, vous pouvez signer et faire signer des fichiers PDF. Pour faire signer, sélectionnez le document, précisez les coordonnées des signataires et déterminez l’emplacement de la signature. Il ne reste plus qu’à les envoyer. Une fois les documents signés par les signataires, ils seront retournés à l’expéditeur par courriel.
En revanche, pour signer un document PDF, il faut ouvrir le document à parapher et cliquer sur l’icône « signer un document » ou « ajouter une signature ». Il n’est pas nécessaire de l’imprimer. Par la suite, il faut écrire votre nom et signer à l’aide d’un écran tactile, une souris ou une tablette tactile. Vous n’aurez plus qu’à placer la signature à l’endroit dédié à cet effet et l’enregistrer.
Bon à savoir : Il faut créer au préalable un compte client avant de profiter des services.